Almacén digital de documentos

Chihuahua, Chih abril 2016

Lic. Enrique Ángel Marcos Abularach

Corredor Público No. 11

El pasado 7 de abril del presente se publicaron en el Diario Oficial de la Federación una reforma al Código de Comercio y al Código Penal Federal que contienen un fortalecimiento al uso de medios electrónicos y digitales.

La reforma establece nuevos mecanismos que permiten a los comerciantes optimizar sus registros contables a través del uso de medios digitales para la conservación de toda su documentación.

En términos generales, los comerciantes podrán digitalizar sus documentos en un formato electrónico que determinen y estos son “certificados” o “validados” por un “Prestador de Servicios de Certificación” (PSC).

Los lineamientos para la digitalización y conservación de los mensajes y en general de la información almacenada electrónicamente, se determinarán en una Norma Oficial Mexicana que se encuentra ya en proceso de autorización.

En un sentido ecológico, esta reforma busca reducir la cantidad de insumos necesarios para el adecuado cumplimiento de las obligaciones de los comerciantes y empresarios en materia de conservación de documentos… en un futuro me atrevería a decir que se acabarán las cajas de archivo!!!

Particularmente, las personas podrán optar por conservar en sus archivos los comprobantes originales de sus operaciones en formato impreso, o a través de medios ópticos o electrónicos; esta facultad se refiere no solo a los documentos contables o lo que se llama el “Libro Mayor” y documentación soporte – inclusive las personas morales, pueden mantener de manera digital sus “libros de actas”.

Estos servicios de certificación podrán ser prestados únicamente por PSCs, personas que acrediten la infraestructura y controles suficientes para llevar a cabo la tarea y un ejemplo de ellos es el Corredor Público, quien es un fedatario público y asesor jurídico especialista precisamente en materia comercial.

Ahora sólo nos queda esperar la publicación de la NOM que defina los lineamientos técnicos, y así explorar esta nueva opción para la guarda de documentos. Estamos a sus órdenes para cualquier comentario al respecto.

En caso de requerir una asesoría más profunda, en BCG CONSULTORES LEGALES, existe un área específica en donde le podemos asesorar más a fondo sobre el tema, así como en múltiples cuestiones legales para hacer negocios de forma segura y eficaz, por lo que nos ponemos a sus órdenes en  el correo electrónico emarcos@bcgconsultoreslegales.com